出口货物退（免）税凭证资料管理是 出口退税 机关根据档案法和税务系统档案化管理的相关要求，对出口货物退（免）税资料进行科学化、规范化、制度化管理的活动。
一、出口货物退（免）税资料管理范围
出口货物退（免）税资料管理范围主要有以下6大类：
（一）退（免）税申报资料。反映出口企业退（免）税申报时附送或提供的资料，如各种退（免）税 单证 和申报表格等；
（二）退（免）税审核、审批资料。反映退（免）税审核、审批结果的资料，如进货、申报明细订正表、机审审核打印的审核资料等；
（三）退（免）税会统资料。如收入退还书、免、抵、退审批通知单、各种统计报表和统计分析表等；
（四）退税 单证 资料。反映退税机关按出口退（免）税政策规定开具的各种证明、 单证 。如《代理出口货物证明》、《退运已补税证明》、《进料加工贸易申请表》、《来料加工贸易免税证明》等；
（五）文书资料。退税机关日常管理工作中形成的文书。如文件、 出口退税 登记资料、出口退（免）税检查、清算资料、《出口货物税收函调》存根联及《出口货物税收等有关情况调查的复函》，等等；
（六）磁盘资料。如出口企业退（免）税申报软盘、退税机关备份的磁盘（光盘）。
二、出口货物退（免）税资料管理的要求
（一）严格执行档案法和税务系统有关档案管理办法、规定，科学、严密保管退（免）税资料；
（二）建立出口货物退（免）税资料管理责任制，明确各职能岗位和管理人员资料管理方面的职责，确保退（免）税资料万无一失；
（三）确定安全、符合档案管理外部环境的退（免）税资料存放场所。建立登记签字制度，严格资料立档、存档、调档各环节交接手续，明确资料流转职责；
（四）合理划分出口企业和退税机关资料管理的范围。企业附送的出口退（免）税凭证、资料，可由出口企业提出自行保管申请，报经主管退税机关批准后，按申报批次装订成册保管。
三、出口退（免）税资料立档、存档和调档
退税资料先由各岗位按职责范围收集，年度终了后，按分类或分户原则，统一汇总整理并装订成册后存档。
（一）按分类原则整理立档的退税资料有：
1.退税登记、变更、注销资料；
2.代理出口货物证明；
3.出口商品退税已补税证明（第四联）；
4.出口货物转内销证明；
5.来料加工贸易免税证明；
6.进料加工贸易申请表（第三联）；
7.加工贸易合同审批备案证明书登记簿及加工贸易业务（合同）批准证（第四联）；
8.收入退还书（第一联）；
9.税收缴款书（第一联）；
10.《出口货物税收函调》存根联及《出口货物税收等有关情况的复函》；
11.年度的出口货物退（免）税清算表及汇总表；
12. 出口退税 进度情况月报表；
13.上报的各类统计表；
14.“以产顶进”钢材监管证书；
15.税务稽查任务通知书及税务稽查任务调整通知书；
16.案源登记表及案源登记清单；
17.税务稽查审理登记表及审理登记清单；
18.发文、会议记录、本单位日常文书资料；
19.系统管理软件及企业申报退税的磁盘。
（二）按分户原则整理立档的资料有：
1.退税申报、审核、审批、退库资料。依时间顺序按以下先后整理立档：
外贸（工贸）企业及其他企业：
⑴《出口货物退税汇总审批表》或《出口货物退税申请表》；
⑵《出口货物退税进货凭证申报明细表》；
⑶《出口货物退税申报明细表》；
⑷《出口退税申报明细表录入（审核）问题记录及订正表》；
⑸《进货凭证录入（审核）问题记录及订正表》；
⑹增值税进货数据汇总库明细表；
⑺增值税进货数据不予通过明细表；
⑻增值税申报予以退税明细表；
⑼增值税申报历史库退税明细表；
⑽增值税申报不予退税明细表；
⑾消费税进货数据汇总库明细表；
⑿消费税进货数据不予通过明细表；
⒀消费税申报予以退税明细表；
⒁消费税申报历史库退税明细表；
⒂消费税申报不予退税明细表；
⒃《进料加工贸易申请表》第二联；
⒄《进料加工应抵扣税款汇总表》；（计算机打印资料）
⒅《出口商品退运已补税证明》；
⒆《出口货物转内销证明》；
⒇其他涉及退税企业申报资料（中标产品文件、对外承包工程合同等）；
(21)《出口退税批复》；
(22)《收入退还书》第六联；
(23)《税收缴款书》第四联。
实行“先征后退”办法的生产企业：
⑴《生产企业出口货物退（免）税申报表》；
⑵《代理出口货物证明》、代理出口协议（合同）（由委托代理出口企业提供）；
⑶《进料加工贸易申请表》；
⑷其他涉及退税的企业申报资料；
⑸《收入退还书》第六联；
⑹《税收缴款书》第四联。
实行“免抵退”税办法的生产企业：
⑴生产企业自营（委托）出口货物免、抵、退税申报表（汇总表）；
⑵代理出口货物证明、代理出口协议（合同）；
⑶进料加工贸易申请表；
⑷出口货物（免）退税汇总申报表；
⑸《收入退还书》第六联；
⑹《税收缴款书》第四联。
2、出口退税检查资料按以下先后顺序整理立档： ⑴税务稽查通知书；
⑵立案审批表；
⑶税务稽查报告、税务稽查底稿及有关材料；
⑷税务处理决定书或税务稽查结论；
⑸税务行政处罚事项告知书及税务行政处罚听证通知书；
⑹审理报告；
⑺税务案件移送书。
（三）退税资料的装订要求：
1.退税资料由各岗位按以上要求整理后，按年装订，但下列资料按以下规定办理：
⑴出口退税税收会计资料按会计核算的要求装订；
⑵出口退税检查案件资料应按“一案一卷”的要求收集装订。
2.按类整理的退税资料，按各自的大小整理后装订。按户整理的退税申报、审核、退库资料，折叠整齐后装订。
3.资料装订必须使用统一的资料封面、目录和封底。资料封面上应填写资料名称、卷内页数、编号、年度、保管期限等。卷内目录按装订顺序列明序号和资料名称，卷内的材料应按卷内目录顺序排列，并在每页材料的右上角，依次编写页码。
4.案件卷宗于结案后装订，其他资料年度终了后，按年装订。
（四）出口退税机关要确定专人负责退（免）税资料管理。实行调档登记制度，不论是内部工作人员还是出口企业，调阅档案都要履行登记手续；要按照《保密法》的要求，做好保密工作，防止泄密。
